Spis treści:

Rozdział I – Postanowienia wstępne.

Rozdział II – Struktura organizacyjna biura

Rozdział III – Zasady funkcjonowania biura

Rozdział IV– Zasady i tryb opracowania i wydawania aktów prawnych, materiałów dla Zarządu i Zgromadzenia.

Rozdział V – Obieg korespondencji.

Rozdział VI – Zasady podpisywania pism i decyzji.

Rozdział VII – Postanowienia końcowe.

 

§ 1.

Regulamin Organizacyjny Biura Związku Gmin Warmińsko - Mazurskich, zwany dalej „regulaminem” określa zadania i organizację Biura.

 

§ 2

Siedziba Biura znajduje się w Olsztynie Al. M.J. Piłsudskiego 7/9

 

§ 3

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1)  Związku – rozumie się przez to Związek Gmin Warmińsko-Mazurskich,

2) Przewodniczącym Zarządu – rozumie się przez to Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,

3) Przewodniczącym Zgromadzenia - rozumie się przez to Przewodniczącego Zgromadzenia Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,

4) Zgromadzeniu – rozumie się przez to Zgromadzenie Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,

5)  Biurze - rozumie się przez to Biuro Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,

6)  Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin.

 

§ 4

Biuro działa w szczególności na podstawie:

1) ustaw: z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz z 21 listopada 2008 r.   o pracownikach samorządowych,

2) Statutu Związku,

3) niniejszego regulaminu.

§ 5

1. Biuro sprawuje obsługę Związku i jego organów.

2. Do zadań Biura należy w szczególności:

- obsługa Zgromadzenia Związku,

- obsługa Zarządu Związku,

- obsługa Komisji Związku

- prowadzenie finansów Związku,

- prowadzenie innych prac zleconych przez Przewodniczącego Zarządu.

 

 

§ 6

W skład struktury organizacyjnej Biura wchodzą stanowiska:

§ 7

Szczegółowy podział zadań i czynności dla poszczególnych stanowisk pracy określają zakresy obowiązków.

 

 

§ 8

1.  Biuro Związku czynne jest od poniedziałku do piątku.

2. Czas pracy pracowników Biura nie przekracza 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, obejmującym okres od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 – 15.00.

3. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Zarządu może indywidualnie ustalić inne godziny rozpoczynania i kończenia pracy.

4. Przyjmuje się okres rozliczeniowy nieprzekraczający 4 miesięcy.   

5. Do stosunku pracy zastosowanie mają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych oraz odpowiednie przepisy Kodeksu pracy.

6. Wynagrodzenie za pracę płatne jest z dołu, raz w miesiącu, każdego 28 dnia miesiąca. Jeżeli dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

7. Potwierdzenie przybycia i obecności w pracy odnotowuje się podpisem w liście obecności.

8. Nieobecność w pracy w godzinach służbowych odnotowuje się w Ewidencji wyjść w godzinach służbowych.

9. W razie zaistnienia okoliczności uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania nieobecności. Pracownik musi przekazać taką informację nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

§ 9

Do zadań Biura Związku należy zapewnienie obsługi wykonywanych zadań Związku, a w szczególności :

1)  przygotowywanie projektów uchwał, sprawozdań, analiz i materiałów pod obrady Zgromadzenia Związku, Zarządu Związku oraz dla potrzeb Przewodniczącego Zarządu Związku,

2) realizacja zadań wynikających z postanowień uchwał Zgromadzenia Związku i Zarządu Związku oraz innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa,

3) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania Zgromadzenia Związku, posiedzeń Zarządu Związku i Komisji Zgromadzenia.

§ 10

Do obowiązków pracowników Biura należy w szczególności:

1)  wykonywanie zadań należących do ich stanowiska na podstawie zakresów czynności,

2)  znajomość obowiązujących przepisów prawa w zakresie powierzonych zadań oraz bieżące samokształcenie,

3)  właściwe rozplanowanie i organizowanie pracy własnej,

4)  dbałość o ład, porządek i ochronę powierzonego mienia Związku,

5)  dbałość o dobre stosunki międzyludzkie w miejscu pracy,

6)  przestrzeganie przepisów ppoż., bhp oraz instrukcji kancelaryjnej,

7)  sumienne i terminowe wykonywanie poleceń przełożonego.

8)  kompetentna i uprzejma obsługa interesantów.

§ 11

2. W uzasadnionych przypadkach przełożony wydaje zgodę pracownikowi na pracę poza godzinami urzędowania. Fakt i czas przebywania w Biurze poza godzinami pracy odnotowany powinien być w rejestrze.

3. Po skończonej pracy pracownik zobowiązany jest do zabezpieczenia dokumentów, pieczęci oraz innego powierzonego sprzętu w sposób uniemożliwiający dostępu do nich osobom postronnym.

4. Pracownik obowiązany jest przestrzegać Polityki Ochrony Danych w Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich.  

§ 12

2. Dyrektor Biura wykonując zadania działa w imieniu Zarządu w oparciu o udzielone pełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do zwykłego zarządu.

 

 

§ 13

§ 14

1. Pracownik Biura odpowiada za terminowe przedkładanie uchwał Zgromadzenia i Zarządu Wojewodzie Warmińsko-Mazurskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej tj. w ciągu 7 dni od daty podjęcia.

2.  Główny Księgowy odpowiada za terminowe przekazywanie uchwał budżetowych Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

 

§ 15

1. W sprawie obiegu korespondencji stosuje się instrukcję kancelaryjną.

2. Korespondencja wpływająca do Biura Związku jest niezwłocznie rejestrowana poprzez:

a) ostemplowanie korespondencji pieczęcią wpływu z oznaczeniem daty,

b) wpisanie do rejestru korespondencji pod kolejnym numerem.

3. Korespondencja zawierająca imię i nazwisko adresata , bez określenia stanowiska, kierowana jest do adresata.

4. Przesyłki wartościowe przekazywane są właściwemu adresatowi za pokwitowaniem.

 

§ 16

1. Każda wpływająca do Biura faktura jest datowana i rejestrowana w rejestrze faktur, znajdującym się w Biurze Związku.

2. Po zarejestrowaniu faktury w trybie określonym w ust. 1 faktura przekazywana jest właściwemu pracownikowi w celu opisania jej pod względem merytorycznym.

3. Opisaną fakturę przekazuje się do Głównego Księgowego.

4.  Po kontroli formalno – rachunkowej fakturę przedkłada się Dyrektorowi celem zatwierdzenia wydatku.

 

 

§ 17

1. Organizację prac kancelaryjnych w Biurze określa:

1) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt ora instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

2)  zarządzenie nr 1/2011 Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin Warmińsko – Mazurskich z dnia 21 lutego 2011 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Biurze Związku Gmin Warmińsko – Mazurskich,

 

§ 18

Wyłącznie do podpisu Przewodniczącego Zarządu zastrzeżone są:

1) wnioski o nadanie odznaczeń państwowych, resortowych i regionalnych,

2) odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli i prokuratora,

3) decyzje w sprawach pracowniczych,

4) odpowiedzi na skargi i wnioski,

5) pisma i decyzje w sprawach każdorazowo zastrzeżonych przez Przewodniczącego do jego podpisu.

6) pisma kierowane do sądu chyba, że zostanie do tego upoważniona inna osoba.

 

§ 19

Korespondencję kierowaną do :

a) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Marszałka Sejmu i Senatu oraz posłów i senatorów,

b) Prezesa i Wiceprezesa Rady Ministrów,

c)  ministrów oraz kierowników urzędów państwowych i samorządowych.

d) przedstawicielstw dyplomatycznych

podpisuje: Przewodniczący Zgromadzenia, Przewodniczący Zarządu w zakresie swojej właściwości lub Dyrektor Biura w zakresie spraw wynikających z bieżącej działalności lub udzielonego pełnomocnictwa.

§ 20

Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań finansowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Głównego Księgowego Związku.

 

§ 21

1. Regulamin organizacyjny wchodzi w życie z dniem uchwalenia.

2. Zmiana Regulaminu następuje w trybie, w jakim został zatwierdzony.