Rejestr zmian
Szczegóły informacji
Uchwała nr 14/23/2022 Zarządu Związku Gmin Warmińsko - Mazurskich z dnia 2 lutego 2022 roku w sprawie: Regulaminu organizacyjnego Biura Związku Gmin Warmińsko - Mazurskich
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2022-02-11 12:03:50 przez Administrator Systemu
Uchwała nr 14/23/2022 Zarządu Związku Gmin Warmińsko - Mazurskich z dnia 2 lutego 2022 roku w sprawie: Regulaminu organizacyjnego Biura Związku Gmin Warmińsko - Mazurskich
Uchwała Nr 14 / 23 / 2022
Zarządu Związku Gmin Warmińsko - Mazurskich
z dnia 2 lutego 2022 roku
w sprawie: Regulaminu organizacyjnego Biura Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz.U.2021 poz. 1372) uchwala się, co następuje:
§ 1
Przyjmuje się Regulamin organizacyjny Biura Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich w brzmieniu stanowiącym załącznik do uchwały, będący jej integralną częścią.
§ 2
Tracą moc uchwały Zarządu Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich: Nr 5/5/2011 z dnia 26 lipca 2011 r., Nr 24/28/2013 z dnia 15 października 2013 r.
§ 3
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Przewodniczący Zarządu ZGWM
Wojciech Giecko
REGULAMIN
organizacyjny Biura Związku Gmin Warmińsko – Mazurskich
Spis treści:
Rozdział I – Postanowienia wstępne.
Rozdział II – Struktura organizacyjna biura
Rozdział III – Zasady funkcjonowania biura
Rozdział IV– Zasady i tryb opracowania i wydawania aktów prawnych, materiałów dla Zarządu i Zgromadzenia.
Rozdział V – Obieg korespondencji.
Rozdział VI – Zasady podpisywania pism i decyzji.
Rozdział VII – Postanowienia końcowe.
I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE
§ 1.
Regulamin Organizacyjny Biura Związku Gmin Warmińsko - Mazurskich, zwany dalej „regulaminem” określa zadania i organizację Biura.
§ 2
Siedziba Biura znajduje się w Olsztynie Al. M.J. Piłsudskiego 7/9
§ 3
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) Związku – rozumie się przez to Związek Gmin Warmińsko-Mazurskich,
2) Przewodniczącym Zarządu – rozumie się przez to Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,
3) Przewodniczącym Zgromadzenia - rozumie się przez to Przewodniczącego Zgromadzenia Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,
4) Zgromadzeniu – rozumie się przez to Zgromadzenie Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,
5) Biurze - rozumie się przez to Biuro Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich,
6) Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin.
§ 4
Biuro działa w szczególności na podstawie:
1) ustaw: z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,
2) Statutu Związku,
3) niniejszego regulaminu.
§ 5
1. Biuro sprawuje obsługę Związku i jego organów.
2. Do zadań Biura należy w szczególności:
- obsługa Zgromadzenia Związku,
- obsługa Zarządu Związku,
- obsługa Komisji Związku
- prowadzenie finansów Związku,
- prowadzenie innych prac zleconych przez Przewodniczącego Zarządu.
II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA BIURA
§ 6
W skład struktury organizacyjnej Biura wchodzą stanowiska:
- dyrektor Biura,
- główny księgowy,
- główny specjalista – 2 etaty,
- pomoc administracyjna – zatrudniana w zależności od potrzeb.
§ 7
Szczegółowy podział zadań i czynności dla poszczególnych stanowisk pracy określają zakresy obowiązków.
III. ZASADY FUNKCJONOWANIA BIURA
§ 8
1. Biuro Związku czynne jest od poniedziałku do piątku.
2. Czas pracy pracowników Biura nie przekracza 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, obejmującym okres od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 – 15.00.
3. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Zarządu może indywidualnie ustalić inne godziny rozpoczynania i kończenia pracy.
4. Przyjmuje się okres rozliczeniowy nieprzekraczający 4 miesięcy.
5. Do stosunku pracy zastosowanie mają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych oraz odpowiednie przepisy Kodeksu pracy.
6. Wynagrodzenie za pracę płatne jest z dołu, raz w miesiącu, każdego 28 dnia miesiąca. Jeżeli dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
7. Potwierdzenie przybycia i obecności w pracy odnotowuje się podpisem w liście obecności.
8. Nieobecność w pracy w godzinach służbowych odnotowuje się w Ewidencji wyjść w godzinach służbowych.
9. W razie zaistnienia okoliczności uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania nieobecności. Pracownik musi przekazać taką informację nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.
§ 9
Do zadań Biura Związku należy zapewnienie obsługi wykonywanych zadań Związku, a w szczególności :
1) przygotowywanie projektów uchwał, sprawozdań, analiz i materiałów pod obrady Zgromadzenia Związku, Zarządu Związku oraz dla potrzeb Przewodniczącego Zarządu Związku,
2) realizacja zadań wynikających z postanowień uchwał Zgromadzenia Związku i Zarządu Związku oraz innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa,
3) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania Zgromadzenia Związku, posiedzeń Zarządu Związku i Komisji Zgromadzenia.
§ 10
Do obowiązków pracowników Biura należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań należących do ich stanowiska na podstawie zakresów czynności,
2) znajomość obowiązujących przepisów prawa w zakresie powierzonych zadań oraz bieżące samokształcenie,
3) właściwe rozplanowanie i organizowanie pracy własnej,
4) dbałość o ład, porządek i ochronę powierzonego mienia Związku,
5) dbałość o dobre stosunki międzyludzkie w miejscu pracy,
6) przestrzeganie przepisów ppoż., bhp oraz instrukcji kancelaryjnej,
7) sumienne i terminowe wykonywanie poleceń przełożonego.
8) kompetentna i uprzejma obsługa interesantów.
§ 11
- Pracownik odpowiada za merytoryczne i formalne przygotowanie dokumentów.
2. W uzasadnionych przypadkach przełożony wydaje zgodę pracownikowi na pracę poza godzinami urzędowania. Fakt i czas przebywania w Biurze poza godzinami pracy odnotowany powinien być w rejestrze.
3. Po skończonej pracy pracownik zobowiązany jest do zabezpieczenia dokumentów, pieczęci oraz innego powierzonego sprzętu w sposób uniemożliwiający dostępu do nich osobom postronnym.
4. Pracownik obowiązany jest przestrzegać Polityki Ochrony Danych w Związku Gmin Warmińsko-Mazurskich.
§ 12
- Pracą Biura kieruje Dyrektor zapewniając funkcjonowanie i ciągłość pracy. Nadzoruje prace Biura Związku oraz jego organizację.
- W sprawach pracowniczych, Dyrektor podejmuje decyzje w zakresie udzielonych pełnomocnictw.
2. Dyrektor Biura wykonując zadania działa w imieniu Zarządu w oparciu o udzielone pełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do zwykłego zarządu.
IV. ZASADY I TRYB OPRACOWYWANIA I WYDAWANIA AKTÓW PRAWNYCH, MATERIAŁÓW DLA ZARZĄDU I ZGROMADZENIA
§ 13
- Pracownik Biura opracowujący materiały, w tym projekty uchwał każdorazowo ma obowiązek:
- uzasadnić projekt uchwały, o ile uzasadnienie nie wynika z innego opracowania załączonego do projektu,
- projekty uchwał przedłożyć dyrektorowi, który po sprawdzeniu pod względem merytorycznym, przedkłada je Przewodniczącemu Zarządu lub Przewodniczącemu Zgromadzenia,
- czuwać nad wykonaniem uchwały oraz informować Przewodniczącego Zarządu o przebiegu realizacji uchwały.
- Jeżeli uchwała może spowodować zmiany w budżecie lub inne skutki finansowe, w opracowaniu jej projektu bierze udział główny księgowy
§ 14
1. Pracownik Biura odpowiada za terminowe przedkładanie uchwał Zgromadzenia i Zarządu Wojewodzie Warmińsko-Mazurskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej tj. w ciągu 7 dni od daty podjęcia.
2. Główny Księgowy odpowiada za terminowe przekazywanie uchwał budżetowych Regionalnej Izbie Obrachunkowej.
V. OBIEG KORESPONDENCJI
§ 15
1. W sprawie obiegu korespondencji stosuje się instrukcję kancelaryjną.
2. Korespondencja wpływająca do Biura Związku jest niezwłocznie rejestrowana poprzez:
a) ostemplowanie korespondencji pieczęcią wpływu z oznaczeniem daty,
b) wpisanie do rejestru korespondencji pod kolejnym numerem.
3. Korespondencja zawierająca imię i nazwisko adresata , bez określenia stanowiska, kierowana jest do adresata.
4. Przesyłki wartościowe przekazywane są właściwemu adresatowi za pokwitowaniem.
§ 16
1. Każda wpływająca do Biura faktura jest datowana i rejestrowana w rejestrze faktur, znajdującym się w Biurze Związku.
2. Po zarejestrowaniu faktury w trybie określonym w ust. 1 faktura przekazywana jest właściwemu pracownikowi w celu opisania jej pod względem merytorycznym.
3. Opisaną fakturę przekazuje się do Głównego Księgowego.
4. Po kontroli formalno – rachunkowej fakturę przedkłada się Dyrektorowi celem zatwierdzenia wydatku.
VI. ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI
§ 17
1. Organizację prac kancelaryjnych w Biurze określa:
1) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt ora instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
2) zarządzenie nr 1/2011 Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin Warmińsko – Mazurskich z dnia 21 lutego 2011 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Biurze Związku Gmin Warmińsko – Mazurskich,
§ 18
Wyłącznie do podpisu Przewodniczącego Zarządu zastrzeżone są:
1) wnioski o nadanie odznaczeń państwowych, resortowych i regionalnych,
2) odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli i prokuratora,
3) decyzje w sprawach pracowniczych,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski,
5) pisma i decyzje w sprawach każdorazowo zastrzeżonych przez Przewodniczącego do jego podpisu.
6) pisma kierowane do sądu chyba, że zostanie do tego upoważniona inna osoba.
§ 19
Korespondencję kierowaną do :
a) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Marszałka Sejmu i Senatu oraz posłów i senatorów,
b) Prezesa i Wiceprezesa Rady Ministrów,
c) ministrów oraz kierowników urzędów państwowych i samorządowych.
d) przedstawicielstw dyplomatycznych
podpisuje: Przewodniczący Zgromadzenia, Przewodniczący Zarządu w zakresie swojej właściwości lub Dyrektor Biura w zakresie spraw wynikających z bieżącej działalności lub udzielonego pełnomocnictwa.
§ 20
Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań finansowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Głównego Księgowego Związku.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 21
1. Regulamin organizacyjny wchodzi w życie z dniem uchwalenia.
2. Zmiana Regulaminu następuje w trybie, w jakim został zatwierdzony.